Ochrana osobních údajů v ÚK ČVUT
Proč vaše osobní údaje potřebujeme?
Vaše osobní údaje zpracováváme, abychom vám mohli poskytovat knihovní, informační a související služby, informovat vás o jejich využívání a chránit knihovní fond a majetek ČVUT.
Koho se zpracování týká?
- studentů a zaměstnanců ČVUT zaregistrovaných do knihovním systému ÚK ČVUT,
- externích uživatelů, kteří se registrovali v ÚK ČVUT.
Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme zejména:
- identifikační a kontaktní údaje (příjmení a jméno, adresa, e-mail, telefon),
- údaj o vztahu k ČVUT (student, zaměstnanec, externí uživatel),
- identifikátory uživatele: uživatelské jméno (login), ID karty uživatele ÚK ČVUT, ID ISIC karty;
- informace související s využíváním knihovních služeb (výpůjčky, požadavky, rezervace, upomínky, poplatky),
- interní individuální příznaky a poznámky ovlivňující rozsah nabízených služeb (neuhrazené poplatky, neověřené údaje, požadavek na speciální zacházení atd.).
Rozsah zpracovávaných údajů se liší podle toho, zda jste interním nebo externím uživatelem knihovny:
- Interní uživatelé: příjmení, jméno, tituly, e-mail, pozice v instituci (student, zaměstnanec, doktorand, CŽV), vztah k součásti, preferovaný jazyk, další identifikátory (čárový kód, osobní číslo), uživatelské jméno (login).
- Externí uživatelé: příjmení, jméno, datum narození, adresa, e-mail, telefon, uživatelské jméno (login), ID karty uživatele ÚK ČVUT, ID ISIC karty.
Na jakém základě údaje zpracováváme?
Osobní údaje zpracováváme proto, že jsou nezbytné pro poskytování knihovních služeb a plnění smluvního vztahu mezi uživatelem a ÚK ČVUT (viz čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR).
- Tento právní důvod se týká kontaktních údajů, identifikátorů uživatele, vztahu uživatele k ČVUT a historie a aktuálního stavu závazků uživatele vůči ÚK ČVUT.
V nezbytných případech, například při ochraně knihovního fondu, správě pohledávek nebo řešení porušení Knihovního řádu nebo ochranu práv a oprávněných zájmů ČVUT, zpracováváme údaje také na základě oprávněného zájmu správce (viz čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).
- Tento právní důvod se týká interních individuálních příznaků a poznámek ovlivňující rozsah nabízených služeb.
Kdo vaše údaje zpracovává?
Správce osobních údajů
České vysoké učení technické v Praze (ČVUT)
Jugoslávských partyzánů 1580/3
160 00 Praha 6 - Dejvice
DIČ: CZ68407700; IČ: 68407700
Adresa datové schránky: p83j9ee
Pověřenec pro ochranu osobních údajů ČVUT
Máte-li dotazy ke zpracování osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva, obraťte se na pověřence ČVUT:
Smluvní zpracovatel osobních údajů
V souvislosti s provozem cloudového knihovního systému zajišťuje pro ČVUT část služeb Národní technická knihovna (NTK), která je pro ČVUT servisním partnerem a zároveň zpracovatelem osobních údajů v rámci Bilaterální smlouvy o zajištění a provozní podpoře Platformy nové generace mezi Národní technickou knihovnou a ČVUT je na základě zpracovatelské smlouvy.
Kontakt na pověřenou osobu:
Komu mohou být údaje zpřístupněny?
ÚK ČVUT nepředává osobní údaje uživatelů třetím stranám, s výjimkou případů nezbytných pro provoz, podporu a zabezpečení cloudového knihovního systému hostovaného v Evropské unii.
V souvislosti s provozem knihovního systému jsou osobní údaje zpřístupňovány Národní technické knihovně jako smluvnímu zpracovateli ČVUT a případně dalším smluvním zpracovatelům ze skupiny Ex Libris / Clarivate, které se také podílejí na provozu a podpoře systému.
Tyto subjekty jsou smluvně zavázány k ochraně osobních údajů a mohou je zpracovávat pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování služeb za účelem zajištění provozu, podpory a bezpečnosti knihovního systému a podle pokynů ČVUT nebo jejího smluvního zpracovatele NTK.
Jak dlouho údaje uchováváme?
Osobní údaje uchováváme po dobu využívání knihovních služeb a následně nejvýše 24 měsíců po ukončení registrace a vypořádání všech závazků vůči ČVUT.
Poté jsou údaje vymazány nebo anonymizovány. Výpůjční prohlášení externích uživatelů jsou skartována.
Jak jsou údaje zabezpečeny?
Osobní údaje jsou uloženy v zabezpečeném knihovním systému. Přístup k nim mají pouze oprávnění zaměstnanci, kteří je potřebují k výkonu svých pracovních povinností.
Osobní údaje jsou uchovávány v elektronické podobě v automatizovaném knihovním systému. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění pracovních úkolů jednotlivých zaměstnanců.
Jaká máte práva?
Práva subjektu údajů
Přístup ke svým osobním údajům máte po přihlášení ke svému osobnímu účtu v knihovním systému ÚK ČVUT.
Máte právo:
- získat informace o zpracování svých osobních údajů,
- požádat o přístup ke svým údajům,
- požádat o opravu nebo výmaz údajů,
- požádat o omezení zpracování,
- vznést námitku proti zpracování.
Tyto informace vám poskytne správce nebo zpracovatel jednou ročně bezplatně, jinak kdykoliv na základě písemné žádosti za přiměřenou úhradu nákladů s tím spojených.
Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese:
Uplatnění práv subjektu údajů
Subjekt údajů je oprávněn uplatnit svá práva vyplývající z obecného nařízení vůči správci osobních údajů zasláním žádosti na datovou schránku ČVUT: p83j9ee nebo e-mailem na pověřence:
Informace pro subjekty údajů k uplatnění svých práv jsou k dispozici na úřední desce na stránce Ochrana osobních údajů – GDPR.
Kam se můžete obrátit v případě porušení zásad zpracování osobních údajů nebo jejich aktualizaci?
Pokud se domníváte, že došlo k porušení zásad zpracování osobních údajů, můžete podat podnět správci osobních údajů, pověřenci osobních údajů (
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Tel.: +420 234 665 111
web: www.uoou.cz
e-mail: